Använd timer och pomodorotekniken för att sluta skjuta upp jobb

På mitt förra jobb brukade jag och en kollega skämtsamt tävla om vem av oss som var kungen av prokrastinering, alltså att skjuta på jobb in i det sista. En av mina mindre bra sidor är att jag drar mig för att komma igång med stora projekt. Ni vet det där med att hur äter man upp en hel elefant? Jo, en tugga i taget. Det där kan jag ha lite svårt för, min hjärna springer vidare och vill lösa hela problemet på en gång och när det inte går så känns allt bara så jobbigt.

Sluta prokrastinera och ta kontroll över tiden

Lyckligtvis så vet jag ju om min dåliga vana att prokrastinera, så jag ser till att jobba på den. Mitt bästa verktyg just nu är timern. När jag kommer till jobbet på morgonen, det vill säga när jag kommer hem igen efter att ha lämnat barnen på förskola och skola, så brukar jag bestämma vad som är viktigast att jag får gjort under dagen. Sedan sätter jag igång timern på 30 minuter och jobbar med just den uppgiften tills klockan ringer. Det är precis lagom tid för att komma igång och få något gjort, samtidigt är det tillräckligt kort för att kunna koppla bort allt annat. Inget är så akut så att jag måste svara eller kolla upp, eller fixa under just dessa 30 minuter. Vad det än är som dyker upp i hjärnan så kan det vänta tills timern ringer.

Tekniken hjälper mig också att bli bättre på att förstå hur lång tid ett jobb tar. I mitt jobb tar research mycket tid, om jag ska skriva en text eller hålla en föreläsning eller en workshop så behöver jag helt enkelt lägga tid på att surfa runt och leta information. Det är inte alltid det leder till något nedskrivet, något som jag kan ta på eller visa upp, men det är ändå viktigt för att komma vidare. Timern blir ett sätt för mig själv att greppa att nu har jag lagt 30 minuter på den här uppgiften, jag har jobbat på den även om jag ännu inte har något fysiskt resultat.

Flylady och Pomodorotekniken

Jag började med vanan att använda timer för att få städning gjord hemma. Jag var mammaledig, dagarna gick i varandra och jag upplevde att jag aldrig fick något gjort. Eller kanske snarare att jag gjorde saker hela tiden men aldrig blev klar. Att då sätta timern och sedan unna mig en belöning när jag hade städat i en kvart, en halvtimme eller bara fem minuter om det var vad jag hade över, gjorde att jag bevisade för mig själv att jag faktiskt hade klarat av en uppgift.

Då var det Flylady, en amerikansk städguru som var populär i det mammaforum där jag hängde som inspirerade mig att komma igång med timer. När jag insett hur väl det fungerade så var det lätt att ta med sig verktyget in i arbetslivet också. Senare har jag lärt mig att detta arbetssätt är i princip det som kallas Pomodorotekniken.

Pomodoro betyder tomat på italienska och det kommer av att Francesco Cirillo, som utvecklade tekniken på 1980-talet, använde en timer eller typ äggklocka som var formad som en tomat. I Pomodorotekniken jobbar man vanligen i 25 minuters intervaller. Det finns sex principer i originalmetoden:

1. Bestäm en uppgift som ska göras
2. Sätt din timer på 25 minuter
3. Arbeta med uppgiften
4. När timern ringer, avsluta ditt jobb och sätt en markering på en papperslapp
5. Om du har färre en fyra markeringar på din papperslapp, ta en kort paus på några minuter, gå till steg 2
6. Efter fyra "pomodoros", ta en längre rast på 15-30 minuter, börja om markeringarna på 0 och starta om från punkt 1.

Paus för att må bra

Ibland kommer jag in i ett flow och fortsätter att jobba när timern ringer. Det kan vara helt okej, beroende på vad det är jag gör. Men om det känns tungt så är det också helt okej att byta och göra något helt annat, då vet jag att jag har i alla fall kommit igång och förhoppningsvis kommer det att gå lättare nästa gång.

Om jag vet att jag måste sitta till exempel en hel förmiddag med en text så bryter jag upp den i 30 minuters pass med en liten paus mellan varje pass. Då tar jag en kopp kaffe eller dricker lite vatten, kanske tar ett litet mellanmål och jag ser alltid till att röra på mig och att fästa blicken långt borta. Våra ögon är inte gjorda för att under en lång period vara fästa på skärmen, de behöver växla till att se långt bort. Vi är heller inte gjorda för att sitta stilla under långa perioder, kroppen behöver få komma upp och röra på sig.

Hjärnan behöver också få sin paus och den tar jag genom att helt kort utöva mindfullness. Det låter kanske mer avancerat än det är. Jag stannar bara upp och känner efter. Det kan till exempel vara att om jag tar en kopp kaffe så fokuserar jag på smaken i kaffet, jag kanske går ut barfota på altanen och känner efter hur trätrallen känns under mina fötter, följer en fågel som flyger över himlen eller lägger mig på soffan och bara blundar en stund. Låter hjärnan vila från skärmen och flödet av information.

Ray Hennessy